個人情報保護方針
特定非営利活動法人防災コミュニティネットワーク(以下「当法人」といいます。)は、今 日の高度情報通信社会において個人情報が重要な資産であることを理解し、個人情報を正 しく扱うことが当法人の重要な責務であると認識し、以下の方針(以下「本方針」といいま す。)に基づき個人情報の保護に努めることを宣言します。
第 1.個人情報保護に関する法令や規律の遵守 当法人は、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます。)及び関 連法令、並びに国の定めるガイドラインその他の規範を遵守し、個人情報(生存する個人に 関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人 を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個 人を識別することができることとなるものを含みます。)及び個人に関するデータを適正 に取り扱います。
第 2.個人情報の取得 当法人が個人情報を取得する際には、利用目的を明確化するように努力し、適法かつ公正な 手段によって、個人情報を取得します。
第 3.個人情報の利用 当法人が取得した個人情報は、取得の際に示した利用目的(当該目的と合理的な関連性のあ る範囲内の利用を含みます。)及び以下の目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおい て利用します。
(1) 採用担当 採用応募者(ボランティア、インターン、業務委託者等を含みます。)に関する個人情報(採 用応募者から直接取得した情報のほか、バックグラウンドチェック又はリファレンスチェ ック等の委託先から取得した情報を含み、また、個人情報保護法第 2 条第 3 項が定める要 配慮個人情報が含まれることがあります。)の利用目的
1 採用情報を提供するため
2 採用選考に関する業務のため(バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、そ の他の確認手続を含みます。)
3 採用に関する事務連絡のため
4 前各号に付随関連する業務のため
(2) 人事労務担当
当法人の職員に関する個人情報の利用目的
1 当法人のウェブサイト、機関紙及び当法人が別途指定する媒体へ掲載するため
2 入職時及び退職時の諸手続、業務上必要な諸手続並びにこれらの手続に関する連絡等の ため
3 人事諸制度の実施、雇用管理、人材育成、能力開発等に関する業務のため
4 給与等の決定及び支払いに関する業務のため
5 福利厚生等に関する業務のため
6 前各号の業務に関する事務連絡のため
7 前各号に付随関連する業務のため
(3) 経営管理担当
ア 当法人の理事監事に関する個人情報の利用目的
1 当法人のウェブサイト、機関紙及び当法人が別途指定する媒体へ掲載するため 2 広報発信、イベント案内その他情報発信のため
3 取材等の協力依頼のため
4 当法人に関する事務連絡のため
5 前各号に付随関連する業務のため
イ 当法人の正会員、賛助会員に関する個人情報の利用目的 1 手続等に関する事務連絡のため
2 取材等の協力依頼のため
3 活動報告のため
4 イベント案内、機関紙発送その他情報発信のため
5 機関紙取材、アンケート、マスコミ取材、活動報告等の協力依頼のため 6 前各号に付随関連する業務のため
ウ 取引業者、業務委託者、業務受託者に関する個人情報の利用目的 1 業務の依頼若しくは委託又は業務の受注若しくは受託のため
2 業務に関する事務連絡のため
3 報酬若しくは代金等の支払い又は請求のため
4 前各号に付随関連する業務のため
エ 連携者、パートナーシップ協定者、共同研究者に関する個人情報の利用目的
1 連携、協定内容、共同研究に関する連絡のため 2 前号に付随関連する業務のため
(4) 広報担当
ア 資料請求、取材申込、講演等依頼その他当法人へお問合せ頂いた方に関する個人情報の 利用目的
1 関係資料を送付するため
2 申込、依頼、お問合せに対する回答その他事務連絡のため
3 広報目的のメールマガジン、プレスリリース等の情報発信のため 4 前各号に付随関連する業務のため
イ 広報関連のイベント参加者に関する個人情報の利用目的
1 参加するイベントに関する資料を送付するため
2 参加するイベントに関する事務連絡のため
3 イベント案内、機関紙発送、広報目的のメールマガジン、プレスリリース等の情報発信 のため
4 前各号に付随関連する業務のため (5) 寄付サポート担当
ア 寄付検討者に関する個人情報の利用目的
1 寄付に関する資料等を送付するため
2 寄付依頼に関する連絡、お問合せに対する回答その他事務連絡のため 3 前各号に付随関連する業務のため
イ 寄付者(過去に寄付をした者も含みます。)に関する個人情報の利用目的 1 寄付金受領証明書等を発行又は送付するため
2 寄付に関する連絡のため
3 寄付の引き落としのため
4 寄付、取材等の協力依頼のため
5 活動報告のため
6 イベント案内、機関紙発送その他情報発信のため
7 機関紙取材、アンケート、マスコミ取材、活動報告等の協力依頼のため 8 返礼品の発送のため
9 前各号に付随関連する業務のため
(6) 現場拠点・事業部
ア ボランティア、インターンに関する個人情報の利用目的 1 ボランティア活動又はインターン業務等の依頼のため 2 前号の活動又は業務等に関する事務連絡のため
3 報酬の支払いに関する業務のため
4 機関紙取材、アンケート、マスコミ取材、活動報告等の協力依頼のため 5 イベント案内、機関紙発送等の情報発信のため
6 前各号に付随関連する業務のため
イ 当法人の各サービス利用検討者に関する個人情報の利用目的 1 利用を希望するサービスに関する資料等を送付するため
2 利用を希望するサービスに関する事務連絡のため
3 利用決定基準の審査に関する事務連絡のため
4 前各号に付随関連する業務のため
ウ 当法人の各サービス利用者に関する個人情報の利用目的 1 各サービス利用に係る申請書類の管理のため
2 各サービスに関する事務連絡のため
3 当法人が提供するサービスの品質を向上するため
4 各サービスに関するイベント・プログラム等の案内、告知その他宣伝活動のため 5 機関紙発送等の情報発信のため
6 機関紙取材、アンケート、マスコミ取材、活動報告等の協力依頼のため
7 各サービスの PR 活動に用いるため
8 各サービスと関連するイベントの PR 活動に用いるため
9 当法人らの過去の活動実績として広報活動に用いるため
10 外部のメディア(新聞、雑誌、インターネット記事等)に提供するため 11 トラブル等における事実確認、調査等のため
12 前各号に付随関連する業務のため
エ 当法人と連携する学校関係者(教職員等)
1 各サービスに関する事務連絡のため
2 各サービスに関するイベント・プログラム等の案内、告知その他宣伝活動のため 3 機関紙取材、アンケート、マスコミ取材、活動報告等の協力依頼のため
4 各サービスの PR 活動に用いるため
5 各サービスと関連するイベントの PR 活動に用いるため
6 当法人らの過去の活動実績として広報活動に用いるため
7 外部メディア(新聞、雑誌、インターネット記事等)に提供するため 8 前各号に付随関連する業務のため
第 4.個人情報の第三者提供 当法人は、次の場合を除き、個人情報を事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供し ません。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得るこ とが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本 人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共法人又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行す ることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務 の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第 5.個人情報の安全管理措置 当法人は、個人情報の正確性及び最新性を保ち、安全に管理するとともに個人情報紛失、改 ざん、漏えい等を防止するために、以下の通り必要かつ適正な措置を講じます。
(1) 基本方針の策定 個人情報の適正な取り扱いの確保のため、個人情報取事業者の名称、関連法令及びガイドラ イン等の遵守、安全管理措置に関する事項、質問及び苦情処理の窓口等についての基本方針 を策定します。
(2) 個人情報の取り扱いに係る規律の整備 当法人が取り扱う個人情報の漏えい等の防止その他の個人情報の安全管理のため、個人情 報管理規程を策定し、個人情報の具体的な取り扱いに係る規律を整備します。
(3) 組織的安全管理措置 個人情報の管理責任者の設置、社内規程の整備等の組織的な管理体制を構築します。
(4) 人的安全管理措置 個人情報を従業員に取り扱わせるにあたっては、個人情報の安全管理が図られるように継 続的な個人情報保護施策を実行するとともに、従業員の適切な監督を行います。
(5) 物理的安全管理措置 個人情報等の盗難等の防止、火災又は落雷等による個人情報等の棄損に対する対策、システ
ムや文書の持出し・移送・保管時における施錠等の諸対策を講じます。
(6) 技術的安全管理措置 個人情報にアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録等のアクセス管理、システムへ の不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化等による移送・送受信時の 対策、情報システムの監視等の対策を講じます。
第 6.匿名加工情報の取り扱い
1 当法人は、匿名加工情報(個人情報保護法に定めるものを意味します。以下同じ。)を作 成するときは、個人情報保護法及び個人情報保護委員会規則等の法令が定める基準に従い、 個人情報を加工するものとします。
2 当法人は、匿名加工情報を作成したときは、匿名加工情報の作成に用いた個人情報から 削除した記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行った加工の方法に関する情報 (その情報を用いて当該個人情報を復元することができるものに限ります。)の漏えいを防 止するため、安全管理のための措置を講じます。
3 当法人は、匿名加工情報を作成したときは、遅滞なく、インターネットの利用その他の 適切な方法により、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表します。 4 当法人は、匿名加工情報(当法人が作成したもの及び第三者から提供を受けたものを含 みます。以下別段の定めがない限り同様とします。)を第三者に提供するときは、あらかじ め、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の 方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報 である旨を明示します。
5 当法人は、匿名加工情報を取り扱うにあたっては、匿名加工情報の作成に用いられた個 人情報に係る本人を識別する目的で、次に定める行為を行わないものとします。
(1) 匿名加工情報を他の情報と照合すること
(2) 第三者から提供を受けた当該匿名加工情報について、当該個人情報から削除された記述 等若しくは個人識別符号又は個人情報保護法の規定により行われた加工の方法に関する情 報を取得すること
6 当法人は、匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、匿名加工情報の作成 その他の取り扱いに関する苦情の処理その他の匿名加工情報の適正な取り扱いを確保する ために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとします。 第7.仮名加工情報の取り扱い
1 当法人は、仮名加工情報(個人情報保護法に定めるものを意味します。以下同じ。)を作 成するときは、個人情報保護法及び個人情報保護委員会規則等の法令が定める基準に従い、 個人情報を加工するものとします。
2 当法人は、仮名加工情報を作成したとき又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る 削除情報等を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個
人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じま す。
3 当法人は、法令に基づく場合のほか、仮名加工情報(個人情報に該当するものを除きま す。)を第三者に提供しません。
4 当法人は、仮名加工情報を取り扱うにあたっては、仮名加工情報の作成に用いられた個 人情報に係る本人を識別するために、仮名加工情報を他の情報と照合しません。
5 当法人は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなった ときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めます。
6 当法人は、仮名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、仮名加工情報の作成 その他の取り扱いに関する苦情の処理その他の仮名加工情報の適正な取り扱いを確保する ために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとします。 第 8.委託先の監督
当法人は、第 3 条に定める利用目的を達成するにあたり必要な範囲で、個人情報の取り扱 いの全部又は一部を第三者に委託することがあります。この場合において、当法人は、委託 先における安全管理措置に照らして個人情報を適正に取り扱うと認められる者を選定し、 委託契約において、安全管理、秘密保持、再委託の条件その他の個人情報の取り扱いに関す る事項について適正に定め、当該委託先における個人情報の取り扱い状況を把握し、必要か つ適切な監督を実施します。
第 9.個人情報の共同利用その他の事項に関する公表 当法人は、個人情報の共同利用、その他の事項について、公表する必要が生じた場合には、 インターネットの利用その他の適切な方法により、必要な事項を公表します。
第 10.個人情報の開示 当法人は、本人から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、 本人からの請求であることを確認の上で、本人に対し、遅滞なく開示を行います(当該個人 情報が存在しないときには、その旨を通知します。)。但し、開示することにより次のいずれ かに該当する場合には、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした 場合には、その旨を遅滞なく通知します。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 (2) 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
第 11.個人情報の訂正、利用停止等
1 当法人は、本人から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の内容の訂正、追加又は
削除(以下「訂正等」といいます。)を求められた場合、本人からの請求であることを確認 の上で遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、そ の旨を遅滞なく本人に通知します。
2 当法人は、本人から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の利用の停止又は消去(以 下「利用停止等」といいます。)を求められた場合、本人からの請求であることを確認の上 で遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の利用停止等を行い、その旨を 遅滞なく本人に通知します。
3 当法人は、本人から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の第三者への提供の停止 を求められた場合、本人からの請求であることを確認の上で遅滞なく必要な調査を行い、そ の結果に基づき、個人情報の第三者への提供の停止を行い、その旨を遅滞なく本人に通知し ます。
4 個人情報保護法その他の法令により、当法人が訂正等、利用停止等又は第三者への提供 の停止の義務を負わない場合、前三項の規定は適用されません。なお、当法人が訂正等、利 用停止等又は第三者への提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、その旨を遅滞なく 本人に通知します。
第 12.利用目的の変更
当法人は、第 3 条の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると 合理的に認められる範囲を超えては行わず、かつ、変更された利用目的について公表します。
第 13.個人情報保護方針の改定等 当法人は、個人情報保護が効果的に実施されるよう、必要に応じて、法令・ガイドラインに 反しない範囲で、本方針の全部又は一部を改定することがあります。なお、本方針の全部又 は一部を改定する場合には、改定後の本方針の改定内容及び施行時期等については、当法人 のホームページ上に掲載してお知らせします。
第 14.個人情報に関するお問い合わせ ご提供頂いた個人情報の取り扱いに関するご要望・お問い合わせは、info@bosaicn.net まで お願いします。
個人情報の開示・訂正等・利用停止等・第三者への提供の停止のお申し出は、「個人情報開 示等請求書」を印刷、ご記入いただき、同請求書内に記載の本人確認書類のいずれか 1 点の コピー(代理人による請求の場合は代理人の本人確認書類も)を同封のうえで、下記送付先 まで郵送にてしていただきますようお願いします。それ以外の方法でのお申し出はお受け することができませんので、ご了承ください。
●送付先
〒178-0061
東京都練馬区大泉学園 6-20-32 特定非営利活動法人防災コミュニティネットワーク
個人情報お問い合わせ窓口
第 15.個人情報取扱事業者の名称、住所及び代表者名 法人名:特定非営利活動法人防災コミュニティネットワーク
住所:東京都練馬区大泉学園町 6-20-32
代表者:理事長 増村一樹
令和 3 年 5 月 24 日改定
令和 3 年 8 月 3 日改定
令和 4 年 4 月 23 日改定
令和 4 年 8 月 20 日改定
令和 4 年 12 月 17 日改定